Ein optimierter Prozess ist erst dann wirklich wertvoll, wenn das Unternehmen ihn versteht.
Prozessarbeit endet nicht mit einer einmaligen Verbesserung. Sie wird erst zu echtem Unternehmenswissen, wenn sie dauerhaft gepflegt und überprüft wird.
Kein einmaliges Projektartefakt
Prozessdokumentation wird häufig einmal erstellt und danach nicht mehr angefasst. Nach kurzer Zeit weicht sie vom tatsächlichen Ablauf ab. Prozesswissen entsteht erst, wenn die Dokumentation lebendig bleibt.
Der aktuelle Standard ist auffindbar
Ein zentraler, klar auffindbarer Standard sorgt dafür, dass sich jede beteiligte Person auf dieselbe, aktuelle Version des Prozesses bezieht.
Versionen und Verantwortlichkeiten sind sichtbar
Zu jedem Prozess gehört sichtbar, wer für ihn verantwortlich ist und wann er zuletzt überprüft wurde.
Weniger Wissensverlust bei Personalwechsel
Scheidet eine Person aus, die einen Prozess bislang im Kopf getragen hat, bleibt das Wissen erhalten, wenn es vorher dokumentiert wurde.
Neue Mitarbeitende steigen schneller ein
Statt Abläufe informell von Kolleginnen und Kollegen zu erlernen, können neue Mitarbeitende auf eine nachvollziehbare Beschreibung zurückgreifen.
Regelmäßige Überprüfung auf Aktualität
Ein Prozess, der einmal gut war, bleibt es nicht automatisch. Prozesswissen bedeutet auch, in sinnvollen Abständen zu prüfen, ob ein Standard noch passt.
Ergebnis
Ein Prozess, der nicht nach einem einmaligen Projekt wieder veraltet, sondern dauerhaft aktuell, auffindbar und unabhängig von einzelnen Personen bleibt, auch bei Personalwechsel oder neuen Mitarbeitenden.