Was nicht bekannt ist, kann nicht sinnvoll verbessert werden.
Der erste Schritt jeder Prozessarbeit ist kein Werkzeug, sondern eine Frage: Wie läuft dieser Vorgang heute tatsächlich ab, und warum läuft er genau so?
Was ein Prozess eigentlich ist
Eine einzelne Tätigkeit ist noch kein Prozess. Ein Prozess entsteht erst, wenn mehrere Tätigkeiten in einer erkennbaren Reihenfolge zusammenhängen, mit einem Anfang, einem Ende und meist mehreren Beteiligten dazwischen.
Warum gewachsene Abläufe schwer sichtbar sind
Abläufe, die sich über Jahre entwickelt haben, wurden selten an einem Stück entworfen. Sie sind Schritt für Schritt gewachsen, angepasst an einzelne Situationen, Systeme und Personen. Niemand hat den gesamten Ablauf jemals aufgeschrieben, weil er sich nie auf einmal, sondern immer nur in kleinen Ausschnitten verändert hat.
Tätigkeit ist nicht gleich Prozess
Wer gefragt wird, was er tut, beschreibt meist einzelne Tätigkeiten. Wie diese zusammenhängen, wer davor und danach beteiligt ist und was bei einer Ausnahme passiert, bleibt oft unausgesprochen. Genau dieser Zusammenhang ist der Prozess.
Warum Prozesse häufig personengebunden sind
In vielen Unternehmen weiß eine bestimmte Person genau, wie ein Ablauf funktioniert, ohne dass dieses Wissen irgendwo festgehalten ist. Fällt sie aus oder verlässt das Unternehmen, geht das Wissen über den Prozess mit ihr.
Ein Warnsignal, das leicht übersehen wird
Die Aussage „Das weiß eigentlich jeder" klingt beruhigend, ist aber häufig ein Warnsignal. Wenn niemand sagen kann, wo der Ablauf beschrieben steht, kennt ihn in Wirklichkeit niemand vollständig.
Die Voraussetzung für Digitalisierung
Eine digitale Lösung kann nur so gut sein wie das Verständnis des Prozesses, den sie unterstützen soll. Deshalb steht das Verstehen des Prozesses am Anfang, nicht die Auswahl eines Werkzeugs.
Ergebnis
Ein gemeinsames, überprüfbares Bild davon, wie der Prozess heute tatsächlich abläuft: nicht mehr nur in einzelnen Köpfen, sondern nachvollziehbar für alle Beteiligten. Diese gemeinsame Grundlage ist die Voraussetzung für jeden weiteren Schritt.