Doppelte Dateneingabe

Wie läuft die Dateneingabe heute tatsächlich ab?

Kundendaten werden erfasst. Anschließend werden sie in eine weitere Tabelle übertragen. Später landen dieselben Informationen vielleicht noch einmal in einem anderen System. Eine Änderung wird vorgenommen, und plötzlich muss dieselbe Information an mehreren Stellen angepasst werden.

Solche Abläufe sind in vielen Unternehmen und Verwaltungen entstanden, weil unterschiedliche Bereiche mit unterschiedlichen Systemen, Dateien oder Arbeitsweisen arbeiten. Jeder einzelne Schritt kann dabei nachvollziehbar sein. Die interessante Frage ist: Warum muss dieselbe Information überhaupt mehrfach erfasst werden?

Daten wandern durch den Prozess

Eine Information entsteht an einer Stelle und wird für einen weiteren Arbeitsschritt benötigt. Statt sie unmittelbar weiterzuverwenden, wird sie erneut eingegeben, übertragen oder aus einer Datei in eine andere übernommen. Vielleicht wird eine Excel-Tabelle gepflegt, vielleicht werden Daten aus einer E-Mail übernommen, vielleicht werden Informationen aus einem Formular in ein System übertragen, vielleicht wird eine Liste geführt, obwohl die Information bereits an anderer Stelle vorhanden ist.

Mit der Zeit entsteht ein Prozess, in dem Menschen Daten von einem Ort zum nächsten bewegen. Das funktioniert, bis sich ein Wert ändert. Dann muss daran gedacht werden, alle Stellen zu aktualisieren.

Wo entsteht die doppelte Arbeit?

Wir betrachten nicht nur die Eingabe selbst. Wir betrachten den Weg der Information.

• Wo entsteht die Information ursprünglich?
• Wer erfasst sie zum ersten Mal?
• Wo wird sie anschließend benötigt?
• Warum wird sie dort erneut erfasst?
• Wird tatsächlich ein neuer Datensatz benötigt, oder nur dieselbe Information weitergegeben?
• Welche Dateien oder Systeme sind beteiligt?
• Wer muss Änderungen weitergeben?
• Wo können unterschiedliche Informationsstände entstehen?
• Wie wird erkannt, welche Version aktuell ist?
• Was passiert, wenn eine Information nicht vollständig übernommen wird?

Und besonders wichtig: Ist die doppelte Eingabe wirklich notwendig, oder ist sie lediglich Teil eines gewachsenen Ablaufs?

Welche Fragen stellen wir?

Nicht: „Wie automatisieren wir die Dateneingabe?" Sondern zunächst:

• Wo entsteht die Information?
• Wer benötigt sie?
• In welcher Form wird sie benötigt?
• Wie gelangt sie heute dorthin?
• Warum wird sie erneut erfasst?
• Welche Prüfung findet bei der erneuten Erfassung statt?
• Ist diese Prüfung tatsächlich erforderlich?
• Welche Abhängigkeiten entstehen durch die Mehrfacherfassung?
• Was passiert, wenn sich die Information später ändert?

Und eine zentrale Frage: Wenn diese Information nur einmal erfasst werden dürfte, an welcher Stelle müsste sie entstehen, und wie müsste sie anschließend weiterverwendet werden?

Wie könnte der Prozess neu gedacht werden?

Nicht die Eingabe ist das eigentliche Problem, der Informationsfluss ist es. Vielleicht muss eine Information tatsächlich an mehreren Stellen verfügbar sein, das bedeutet aber nicht automatisch, dass sie auch mehrfach erfasst werden muss. Vielleicht kann ein Arbeitsschritt entfallen, vielleicht müssen Zuständigkeiten verändert werden. Vielleicht braucht ein Bereich die Information nur deshalb erneut, weil der vorherige Prozess sie nicht in der benötigten Form bereitstellt. Vielleicht werden mehrere Dateien geführt, obwohl sie unterschiedliche Ausschnitte derselben Information enthalten.

Der Prozess sollte deshalb zuerst so gestaltet werden, dass Informationen möglichst eindeutig entstehen und nachvollziehbar weiterverwendet werden können. Erst danach stellt sich die Frage, welche technische Unterstützung dafür sinnvoll ist.

Erst danach: mögliche Umsetzung

Aus einem neu gedachten Informationsfluss können unterschiedliche Möglichkeiten entstehen: eine gemeinsame Datenbasis, eine Anpassung bestehender Systeme, eine standardisierte Datenerfassung, eine Schnittstelle zwischen bestehenden Anwendungen, oder eine automatisierte Übertragung. Vielleicht ist aber auch gar keine neue Software erforderlich. Welche Umsetzung sinnvoll ist, ergibt sich aus dem tatsächlichen Prozess und dem Informationsfluss.

Der eigentliche Mehrwert

Doppelte Dateneingabe kostet nicht nur Zeit. Sie erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen unterschiedlich erfasst werden. Wenn dieselbe Information an mehreren Stellen gepflegt wird, entstehen zwangsläufig Fragen:

• Welche Angabe ist aktuell?
• Wer darf sie ändern?
• Welche Stelle ist verbindlich?

Ein sauber gedachter Prozess reduziert nicht nur Arbeit. Er schafft Klarheit darüber, wo Informationen entstehen, wem sie gehören und wie sie im Unternehmen weiterverwendet werden.