Freigabeprozesse

Wie läuft eine Freigabe heute tatsächlich ab?

Viele Vorgänge benötigen eine Freigabe: eine Bestellung, ein Angebot, eine Rechnung, eine Investition, eine Vertragsänderung. Mit der Zeit können dabei mehrere Freigabestufen entstehen. Eine Person prüft, eine weitere Person bestätigt, eine dritte Person gibt endgültig frei.

Der Ablauf funktioniert. Doch irgendwann stellt sich eine einfache Frage: Braucht es tatsächlich jede dieser Freigaben?

Ein Freigabeprozess entsteht selten auf einmal

Freigabestufen haben meist einen nachvollziehbaren Ursprung: Eine zusätzliche Prüfung wurde eingeführt, Zuständigkeiten haben sich verändert, Verantwortlichkeiten wurden neu verteilt, eine weitere Kontrollinstanz kam hinzu. Mit der Zeit kann daraus ein Prozess entstehen, bei dem niemand mehr genau sagen kann, warum jede einzelne Freigabestufe noch notwendig ist.

Dabei wird häufig nicht der Prozess als Ganzes betrachtet. Jede einzelne Freigabe für sich erscheint sinnvoll, die Summe aller Freigaben kann den gesamten Ablauf trotzdem unnötig verlängern.

Wo wird tatsächlich entschieden?

Wir betrachten nicht nur die Anzahl der Freigaben. Wir betrachten deren Funktion.

• Welche Entscheidung wird an jeder Station tatsächlich getroffen?
• Welche Informationen liegen der jeweiligen Entscheidung zugrunde?
• Wird wirklich entschieden, oder lediglich bestätigt, was bereits entschieden wurde?
• Wo entstehen Wartezeiten?
• Welche Freigaben sind voneinander abhängig?
• Welche Freigabestufen bestehen aus fachlichen oder rechtlichen Gründen?
• Welche sind organisatorisch gewachsen?
• Was passiert, wenn eine freigebende Person nicht verfügbar ist?
• Gibt es unterschiedliche Freigabewege für unterschiedliche Vorgänge?
• Und vor allem: Was würde passieren, wenn eine dieser Freigabestufen nicht mehr existieren würde?

Welche Fragen stellen wir?

Nicht: „Wie können wir die Freigabe digitalisieren?" Sondern:

• Warum gibt es diese Freigabe?
• Welche Verantwortung wird an dieser Stelle tatsächlich wahrgenommen?
• Muss diese Person entscheiden, oder nur informiert werden?
• Welche Freigaben sind zwingend erforderlich?
• Welche sind aus dem bisherigen Ablauf entstanden?
• Könnten bestimmte Entscheidungen bereits früher getroffen werden?
• Müssen alle Vorgänge denselben Freigabeweg durchlaufen?
• Was passiert bei Abwesenheit?
• Wer trägt am Ende tatsächlich die Verantwortung?

Und eine besonders wichtige Frage: Wenn wir diesen Freigabeprozess heute neu gestalten müssten, würden wir dieselben Personen in derselben Reihenfolge wieder einbinden?

Wie könnte der Prozess neu gedacht werden?

Freigabe sollte dort stattfinden, wo Verantwortung tatsächlich liegt. Vielleicht benötigt ein Vorgang drei Freigaben, vielleicht aber auch nur eine. Vielleicht müssen bestimmte Vorgänge anders behandelt werden als andere. Vielleicht reicht bei einem definierten Wertbereich eine Entscheidung auf einer Ebene, während größere Vorgänge eine zusätzliche Prüfung benötigen. Vielleicht muss eine Person nicht freigeben, sondern lediglich informiert werden.

Der entscheidende Punkt ist: Die Anzahl der Freigaben sollte aus der notwendigen Verantwortung entstehen, nicht aus der Geschichte des Prozesses. Dabei geht es nicht darum, Kontrolle abzuschaffen, es geht darum, Kontrolle dort einzusetzen, wo sie tatsächlich einen Mehrwert schafft.

Erst danach: mögliche Umsetzung

Wenn der Freigabeprozess verstanden und neu strukturiert ist, kann über die geeignete Umsetzung nachgedacht werden: eine klare Freigabematrix, eine Anpassung von Zuständigkeiten, unterschiedliche Freigabewege für unterschiedliche Vorgänge, eine standardisierte Dokumentation, oder eine digitale Abbildung des zuvor definierten Prozesses. Welche Umsetzung sinnvoll ist, ergibt sich aus dem Prozess.

Der eigentliche Mehrwert

Ein guter Freigabeprozess schafft Kontrolle, ohne unnötig Geschwindigkeit zu verlieren. Er macht Verantwortlichkeiten sichtbar, er verhindert unnötige Schleifen, und er sorgt dafür, dass eine Freigabe nicht nur deshalb existiert, weil sie irgendwann einmal eingerichtet wurde. Kontrolle ist wichtig, aber auch Kontrolle braucht einen sinnvollen Prozess.