Rechnungseingang

Wie läuft der Rechnungseingang heute tatsächlich ab?

Eine Rechnung kommt per E-Mail, Post oder über ein Lieferantenportal an. Von diesem Moment an beginnt ein Prozess: Die Rechnung muss erfasst, geprüft, zugeordnet und freigegeben werden, bevor sie bezahlt werden kann.

Auf den ersten Blick klingt das einfach. In der Praxis sind daran jedoch häufig mehrere Personen, Zuständigkeiten und einzelne Arbeitsschritte beteiligt. Deshalb schauen wir nicht zuerst auf die Frage, welche Software diesen Prozess abbilden könnte. Wir schauen zunächst darauf, wie der Prozess heute tatsächlich funktioniert.

Der Prozess, wie er gewachsen ist

Eine Rechnung geht ein. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter nimmt sie entgegen und prüft die Angaben. Anschließend wird sie dem richtigen Vorgang oder Kostenbereich zugeordnet und an die zuständige Person weitergeleitet. Je nach Rechnung können weitere Prüfungen oder Freigaben erforderlich sein. Bei Rückfragen wird nachgefragt, bei fehlenden Informationen wird nachgefasst. Nach der Freigabe wird die Rechnung zur Zahlung weitergegeben und anschließend abgelegt.

Das kann funktionieren. Die entscheidende Frage ist deshalb nicht: „Funktioniert der Prozess?" Sondern: „Wie gut funktioniert er, und warum funktioniert er so, wie er funktioniert?"

Wo steckt der tatsächliche Aufwand?

Wir betrachten nicht nur die einzelnen Arbeitsschritte. Wir betrachten auch die Übergaben dazwischen, zum Beispiel:

• Wo wartet eine Rechnung auf die nächste Person?
• Wo wird eine Information erneut erfasst?
• Wo wird eine Rechnung weitergeleitet, obwohl nicht klar ist, wer tatsächlich zuständig ist?
• Wo entstehen Rückfragen?
• Wo hängt der Ablauf vom Wissen einer einzelnen Person ab?
• Was passiert bei Urlaub oder Krankheit?
• Wo ist der aktuelle Bearbeitungsstand erkennbar?
• Welche Schritte existieren, weil sie notwendig sind, und welche nur, weil der Prozess einmal so entstanden ist?

Erst durch diese Betrachtung wird aus einem bekannten Ablauf ein verstandener Prozess.

Welche Fragen stellen wir?

Nicht: „Welche Software brauchen wir?" Sondern zunächst:

• Wer benötigt welche Information?
• Wer muss tatsächlich entscheiden?
• Welche Prüfung ist fachlich oder rechtlich erforderlich?
• Welche Freigabestufen sind wirklich notwendig?
• Woher kommt die Information, wo wird sie erstmals erfasst, wo wird sie erneut benötigt?
• Was passiert bei einer Abweichung?
• Wer übernimmt bei Abwesenheit?
• Woran erkennt jeder Beteiligte, was als Nächstes passieren muss?

Und eine besonders wichtige Frage: Wenn wir diesen Prozess heute völlig neu aufbauen würden, würden wir ihn wieder genauso gestalten?

Wie könnte der Prozess neu gedacht werden?

Hier geht es noch nicht um eine konkrete Lösung, sondern um die Vereinfachung des Prozesses selbst. Vielleicht stellt sich heraus, dass mehrere Freigaben notwendig sind. Vielleicht stellt sich aber auch heraus, dass eine davon historisch gewachsen ist. Vielleicht müssen Informationen an mehreren Stellen erfasst werden, vielleicht reicht eine einmalige Erfassung. Vielleicht ist eine bestimmte Person nur deshalb eingebunden, weil ihr Wissen bisher nirgends anders verfügbar ist. Vielleicht fehlt schlicht die Transparenz darüber, wo eine Rechnung gerade steht.

Der neue Prozess entsteht deshalb nicht aus einem Werkzeug. Er entsteht aus der Frage: Was muss tatsächlich passieren, damit aus einer eingegangenen Rechnung eine korrekt geprüfte und freigegebene Rechnung wird? Alles andere wird hinterfragt.

Erst danach: mögliche Umsetzung

Wenn der Prozess verstanden ist, wird die Umsetzung interessant. Erst jetzt stellt sich die Frage, welche Unterstützung sinnvoll ist: eine klarere Zuständigkeit, eine standardisierte Dokumentation, eine digitale Ablage, eine automatische Erfassung von Rechnungsdaten, ein digitaler Freigabeprozess, oder eine Kombination verschiedener Möglichkeiten. Welche Lösung sinnvoll ist, ergibt sich aus dem Prozess, nicht umgekehrt.

Der eigentliche Mehrwert

Das Ziel ist nicht, einen bestehenden Prozess einfach digital abzubilden. Das Ziel ist, einen Prozess zunächst zu verstehen, ihn zu hinterfragen und ihn so zu gestalten, dass er auch unter veränderten Bedingungen sinnvoll funktioniert. Prozesse kennen, Prozesse verstehen, Prozesse verbessern, erst dann über Digitalisierung sprechen.