Warum braucht dieser Prozess eigentlich eine Excel-Tabelle?
Eine Excel-Tabelle ist zunächst einmal nichts Ungewöhnliches.
Viele Prozesse funktionieren damit seit Jahren zuverlässig. Eine Liste wird geführt, ein Status wird dokumentiert, Informationen werden gesammelt oder eine Berechnung wird durchgeführt.
Daran ist zunächst nichts falsch.
Interessant wird es, wenn eine Excel-Datei plötzlich eine zentrale Rolle in einem Prozess übernimmt.
Wenn mehrere Personen darin arbeiten. Wenn Informationen aus anderen Systemen übertragen werden. Wenn jemand den aktuellen Stand manuell pflegen muss. Wenn eine Datei darüber entscheidet, welcher Vorgang als Nächstes bearbeitet wird.
Dann lohnt sich eine andere Frage.
Warum braucht dieser Prozess diese Excel-Tabelle eigentlich?
Die Tabelle ist nicht das Problem
Wer eine solche Datei sieht, könnte schnell auf die Idee kommen, sie durch eine Softwarelösung zu ersetzen.
Das kann sinnvoll sein.
Es beantwortet aber zunächst nicht die Frage, warum die Tabelle überhaupt entstanden ist.
Vielleicht gibt es keine andere Stelle, an der bestimmte Informationen zusammengeführt werden.
Vielleicht ist unklar, wer für einen bestimmten Arbeitsschritt verantwortlich ist.
Vielleicht müssen Informationen aus mehreren Quellen zusammengetragen werden, weil die Systeme nicht miteinander verbunden sind.
Vielleicht wurde die Tabelle irgendwann eingeführt, weil sie damals die einfachste Möglichkeit war, ein konkretes Problem zu lösen.
Die Excel-Datei ist dann nicht unbedingt die Ursache.
Sie kann ein Hinweis darauf sein, dass im Prozess eine bestimmte Aufgabe erfüllt werden muss.
Was macht die Tabelle im Prozess?
Genau hier wird es interessant.
Wir würden deshalb nicht zuerst fragen, welches Programm die Tabelle ersetzen könnte.
Wir würden zunächst betrachten, welche Funktion sie tatsächlich erfüllt.
Welche Informationen stehen darin?
Woher kommen diese Informationen?
Wer trägt sie ein?
Wer verändert sie?
Wer benötigt sie?
Was passiert mit ihnen, nachdem sie eingetragen wurden?
Und vor allem:
Was würde im Prozess nicht mehr funktionieren, wenn diese Tabelle morgen nicht mehr vorhanden wäre?
Die Antworten auf diese Fragen können wesentlich mehr über den Prozess verraten als die Tabelle selbst.
Wenn aus einer Hilfslösung ein Prozessbestandteil wird
Viele Werkzeuge entstehen nicht im Rahmen einer geplanten Prozessgestaltung.
Jemand braucht eine Übersicht und erstellt eine Tabelle.
Später benötigt eine weitere Person dieselben Informationen.
Dann kommen zusätzliche Spalten hinzu.
Vielleicht wird noch eine Berechnung ergänzt. Irgendwann werden Statuswerte gepflegt, Zuständigkeiten eingetragen und Informationen aus anderen Systemen übernommen.
Die Tabelle wächst mit dem Prozess.
Was ursprünglich eine einfache Hilfslösung war, wird dadurch möglicherweise zu einem wichtigen Bestandteil des gesamten Ablaufs.
Dann kann es passieren, dass niemand mehr genau weiß, welche Aufgabe die Tabelle ursprünglich lösen sollte.
Alle wissen, wie sie benutzt wird.
Aber nicht unbedingt noch, warum sie gebraucht wird.
Nicht jede Excel-Tabelle muss verschwinden
Gerade deshalb wäre es falsch, Excel grundsätzlich als Problem zu betrachten.
Für einen überschaubaren Vorgang kann eine Tabelle genau das richtige Werkzeug sein.
Wenn wenige Personen damit arbeiten, die Informationen überschaubar sind und der Ablauf dadurch einfach und nachvollziehbar bleibt, gibt es möglicherweise keinen Grund, etwas daran zu ändern.
Nicht jedes Werkzeug muss durch ein anderes ersetzt werden.
Entscheidend ist, ob das Werkzeug zum Prozess passt.
Die interessantere Frage
Wenn eine Excel-Tabelle allerdings unverzichtbar geworden ist, mehrere Personen von ihr abhängen oder Informationen manuell zwischen verschiedenen Stellen übertragen werden, lohnt sich ein genauerer Blick.
Nicht auf die Tabelle allein.
Sondern auf den Prozess dahinter.
Denn vielleicht liegt die eigentliche Frage nicht darin, wie man Excel ersetzt.
Vielleicht lautet sie:
Warum ist diese Information an dieser Stelle überhaupt notwendig?
Und vielleicht zeigt die Antwort darauf, dass nicht die Tabelle verändert werden muss, sondern der Prozess, in dem sie entstanden ist.