Warum es in Deutschland kein digitales Rathaus gibt.

Jede Bank bietet Online-Banking, jede Krankenkasse eine App, jede Versicherung einen digitalen Vertragsabschluss. Beim Finanzamt, der Rentenversicherung oder der Arbeitsagentur sieht die Erfahrung oft noch anders aus. Die naheliegende Erklärung, hier fehle es an Kompetenz oder gutem Willen, greift zu kurz. Ein genauerer Blick auf die Zahlen zeigt ein anderes Bild.

Die Lücke ist gemessen, nicht gefühlt

Im EU-eGovernment-Benchmark liegt Deutschland unter den 27 EU-Staaten auf Platz 23, im gesamteuropäischen Vergleich sogar nur auf Platz 26. Das Onlinezugangsgesetz sollte bis Ende 2022 insgesamt 575 staatliche Leistungen digital verfügbar machen. Laut „Behörden-Digimeter 2025" des Instituts der deutschen Wirtschaft standen Anfang 2025 gerade einmal 196 davon flächendeckend zur Verfügung, drei Jahre nach der eigentlichen Frist. Der Nationale Normenkontrollrat beziffert die jährlichen Bürokratiekosten in seinem Jahresbericht 2025 auf 64 Milliarden Euro, mit nur langsam sinkender Tendenz.

Der Vergleich mit anderen Branchen, differenziert betrachtet

Beim genaueren Hinsehen ist auch die digitale Vergleichswelt nicht so einheitlich digital, wie sie wirkt. Online-Banking nutzen 2025 zwar 95 Prozent der 16- bis 49-Jährigen und inzwischen auch 83 Prozent der 65- bis 74-Jährigen, doch die Bundesbank zählte allein im ersten Halbjahr 2025 noch 275 Millionen papierhafte Überweisungen, jede 14. Überweisung in Deutschland. Bei Versicherungen wird die App als Kommunikationsweg von 35 Prozent der Kunden genutzt, digital abgeschlossen wird bislang nur jeder fünfte Vertrag. Bei der Arbeitsagentur wird nach eigenen Angaben inzwischen jeder zweite Antrag auf Arbeitslosengeld elektronisch gestellt. Für die Deutsche Rentenversicherung findet sich dagegen keine öffentlich zugängliche Nutzungsquote für die eigenen Online-Dienste, obwohl es sie gibt. Das Bild ist also kein einfaches Digital-gegen-Analog, sondern ein Gefälle in Graustufen, das bei der Verwaltung deutlich weiter unten liegt.

Ein doppelter Standard mit Datum

Besonders deutlich wird die Schieflage bei ELSTER. Für Unternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibende ist die elektronische Übermittlung an das Finanzamt seit Jahren verpflichtend, etwa bei Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder Lohnsteuer-Anmeldungen. Der Rückweg, der Steuerbescheid vom Amt an den Bürger, wird erst durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 auf digital als Standardfall umgestellt, ursprünglich ab 2026 geplant, nach aktuellerem Stand eher 2027. Digital abgeben ist damit seit langem Pflicht. Digital zurückbekommen wird gerade erst zur Regel.

Die Technik ist längst vorhanden

Ab Januar 2027 startet in Deutschland die staatliche EUDI-Wallet, zunächst mit Funktionen zur Identifizierung und für Nachweise gegenüber Behörden. Sie baut auf einer Technik auf, die es bereits seit 2010 gibt: der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises. Genutzt wird diese Funktion heute von rund 14 Prozent der Ausweisinhaber. Als Gründe nennen Befragte vor allem fehlende Anwendungsfälle und fehlendes Wissen, mehr als die Hälfte weiß laut einer Erhebung von Initiative D21 schlicht nicht, was sich hinter dem Begriff verbirgt. In den ersten Jahren wurde die Aktivierung in manchen Bürgerämtern sogar aktiv abgeraten. Die Technik war also nie das Problem. Es fehlten die Anwendungsfälle, für die sich die Nutzung überhaupt gelohnt hätte, also genau die Verwaltungsleistungen, die heute noch fehlen.

Der eigentliche Engpass

Ein digitaler Antrag ist gegenüber Papier ein echter Zeitgewinn, weil niemand mehr etwas abtippen oder physisch transportieren muss. Dieser Gewinn zahlt sich aber nur dann vollständig aus, wenn der Antrag direkt in eine durchgängige Oberfläche für die Bearbeitung läuft. Wird er am Ende doch wieder ausgedruckt oder manuell in ein anderes System übertragen, ist der Vorteil größtenteils wieder aufgehoben. Der Engpass liegt damit seltener beim Eingangskanal und häufiger bei der Frage, ob hinter der Verwaltung überhaupt eine einzige, zusammenhängende Arbeitsumgebung existiert, oder ob dort weiterhin mehrere Insellösungen nebeneinander laufen, die nicht miteinander sprechen.

Was daraus folgt

Genau an diesem Punkt setzt Prozessarbeit an, bevor es um ein bestimmtes Werkzeug geht: erst verstehen, wie ein Ablauf heute tatsächlich läuft und wo er unterbrochen wird, dann entscheiden, welche digitale Unterstützung dafür wirklich nötig ist. Häufig reicht dafür am Ende deutlich weniger Software, als eine erste Ausschreibung vermuten lässt.