Der Soll-Prozess entsteht aus dem gewünschten Ergebnis, nicht aus einem Werkzeug.
Wer verstanden, dokumentiert und analysiert hat, wie ein Ablauf heute funktioniert, kann jetzt bewusst gestalten, wie er künftig funktionieren soll.
Was soll der Prozess künftig leisten?
Bevor über Werkzeuge gesprochen wird, lohnt sich die Frage nach dem eigentlichen Ziel: Was soll am Ende dabei herauskommen, und für wen?
Was soll einfacher, schneller oder transparenter werden?
Die vorangegangene Analyse liefert konkrete Ansatzpunkte. Sinnvoll ist, die Punkte mit dem größten Effekt zuerst zu betrachten.
Welche Arbeit soll beim Menschen bleiben?
Nicht jeder Schritt sollte automatisiert werden. Manche Entscheidungen brauchen weiterhin fachliches Urteilsvermögen.
Welche Standards sind sinnvoll?
Ein Standard sollte den Regelfall vereinfachen, ohne begründete Ausnahmen unmöglich zu machen.
Wie wird der neue Prozess verankert?
Ein neu gestalteter Ablauf bringt nur dann etwas, wenn er verständlich kommuniziert, klar zugeordnet und als aktueller Standard zugänglich gemacht wird.
Erst jetzt: die passende Umsetzung
Sobald der Soll-Prozess feststeht, lässt sich entscheiden, wie er umgesetzt wird: organisatorisch, mit vorhandener Standardsoftware oder mit einer individuellen digitalen Lösung. Die Technik ist austauschbar, der durchdachte Prozess ist der Ausgangspunkt.
Ergebnis
Ein festgelegter Soll-Prozess, der beschreibt, wie der Ablauf künftig funktionieren soll, bevor über ein konkretes Werkzeug entschieden wird. Erst auf dieser Grundlage lässt sich die passende Umsetzung sinnvoll auswählen.