Ein dokumentierter Prozess ist noch kein guter Prozess

Was dokumentieren wir eigentlich, wenn wir einen Prozess dokumentieren? Auf den ersten Blick eine einfache Frage. Antrag, Prüfung, Freigabe, Erfassung, Weiterleitung: eine saubere Kette aus Schritten, jeder davon korrekt erfasst. Über die Qualität dieser Kette sagt das noch nichts.

Dokumentation beschreibt, sie bewertet nicht

Dokumentation beschreibt einen Ablauf. Sie bewertet ihn zunächst nicht. Eine Prozessbeschreibung zeigt, wie ein Ablauf gedacht ist und wie er heute tatsächlich abläuft. Sie zeigt nicht zwangsläufig, ob er auch sinnvoll ist.

Wenn das Was als gegeben gilt

Wird beim Dokumentieren der bestehende Ablauf einfach als gegeben behandelt, werden auch unnötige Schritte, Schleifen und historisch gewachsene Sonderwege sauber und korrekt festgehalten. Eine Freigabe, die längst niemand mehr fachlich begründen kann, eine doppelte Erfassung, ein Umweg, der aus einer einmaligen Ausnahme entstanden ist: All das lässt sich exakt dokumentieren, ohne dass ein einziger Fehler in der Dokumentation selbst steckt.

Die eigentliche Stärke der Dokumentation

Genau darin liegt aber auch ihr größter Wert. Solange ein Ablauf nur in Gewohnheiten und Köpfen existiert, fallen unnötige Schritte kaum auf, sie gehören einfach dazu. Erst wenn der Prozess aufgeschrieben ist, wird er als Ganzes betrachtbar, und genau dann werden Umwege, Schleifen und überflüssige Prüfungen zum ersten Mal wirklich sichtbar.

Dokumentation ist nicht die Bewertung eines Prozesses. Sie ist die Grundlage dafür, ihn überhaupt bewerten zu können.

Vom Ist zum Soll

Deshalb liegt zwischen Dokumentieren und Analysieren bewusst eine Grenze. Der dokumentierte Ist-Prozess ist ein Zwischenergebnis, kein Abschluss. Erst wenn er kritisch betrachtet wurde, wenn jeder Schritt und jede Übergabe hinterfragt worden ist, lässt sich daraus ein Soll-Prozess entwickeln, der wirklich sinnvoll ist statt nur sauber beschrieben.